PRIVACYREGLEMENT – DISCOVERINDUTCH language and integration classes

Inleiding

Dit Privacyreglement is van toepassing op de activiteiten en het aanbod van DISCOVERINDUTCH, en de daarmee samenhangende verwerking van persoonsgegevens.

Dit reglement is gebaseerd op en voldoet aan de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG). Het doel van ons reglement is, de regels voor een zorgvuldige registratie van persoonsgegevens binnen het bedrijf duidelijk te bepalen. Het beschrijft de regels met betrekking tot het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, wijzigen, bijwerken, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken, verwijderen en vernietigen van persoonsgegevens.

1. Verwerkingsverantwoordelijken

DISCOVERINDUTCH is een eenmanszaak, ingeschreven bij de KvK onder nummer 39081840. De eigenaar, S. Timmerman, is eindverantwoordelijk, en is samen met medewerker R. Pelgrim verwerkingsverantwoordelijk.

Contactgegevens DISCOVERINDUTCH: Rentmeesterstraat 46N
1315 JS Almere
mailadres: info@discoverindutch.nl telefoon S. Timmerman: 06-13054490 telefoon R. Pelgrim: 06-20912404

2. Reikwijdte

Dit reglement is van toepassing op zowel geautomatiseerde als handmatige verwerking van persoonsgegevens binnen DISCOVERINDUTCH. Persoonsgegevens worden in overeenstemming met de wet en op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt.
DISCOVERINDUTCH verwerkt gegevens die voor het contractueel vastleggen van de afspraken nodig zijn, alsmede voor de communicatie met de Stichting Blik op Werk en de Dienst Uitvoering Onderwijs van het Ministerie van OCW. Daarnaast worden NAW-gegevens gebruikt voor het laten thuisbezorgen van leer- en onderwijsmiddelen.

3. Doel en rechtsgrond van de verwerking van persoonsgegevens door DISCOVERINDUTCH

Het doel van de registratie van persoonsgegevens van onze cursisten en docenten is het kunnen starten en monitoren van inburgeringstrajecten. Mensen die vallen onder de inburgeringsplicht dienen zelf volgens de Wet Inburgering een overeenkomst aan te gaan met DISCOVERINDUTCH of een andere aanbieder van inburgeringstrajecten. DISCOVERINDUTCH gaat in zee met docenten die de trajecten uitvoeren.

Voor de (voorgeschreven) communicatie met de overheid (DUO) en de keurmerkinstantie (Blik op Werk) is het bewaren van persoonsgegevens noodzakelijk, maar ook voor het kunnen aangaan van contracten met cursisten en docenten en het aangaan en onderhouden van contacten met partners in het netwerk. Gegevens van cursisten worden alleen aan derden verstrekt via de telefonische servicedesk en ingangen in de aangeboden webportalen van de hier genoemde organisaties.

Als DISCOVERINDUTCH de hieronder genoemde (soorten) gegevens niet kan verkrijgen, verwerken, verstrekken en/of gebruiken, dan kan niet bij DUO worden gefactureerd, kan niet gestart worden een inburgeringstraject, kan de voortgang van een cursist niet (goed) worden gemonitord en kunnen docenten niet worden uitbetaald.

4. Personen van wie gegevens worden verwerkt

In de cursistenadministratie / het crm (HubSpot) worden persoonsgegevens verwerkt en opgeslagen van alle cursisten van DISCOVERINDUTCH. Hun ingevulde intakeformulieren en ondertekende contracten worden in gescande vorm ‘in the cloud’ (Google Drive) opgeslagen. Gegevens van zzp- en anderszins ingehuurde docenten worden eveneens in het crm verwerkt en bewaard, en dat geldt ook voor gegevens van netwerkcontacten en toeleveranciers.

5. Soorten persoonsgegevens en de wijze van verkrijging

Van de bovengenoemde categorieën van personen worden de volgende persoonsgegevens verwerkt:• voor- en achternaam, geslacht, telefoonnummer, e-mailadres en de (al dan niet zakelijke) adresgegevens; van de cursisten worden tevens de geboortedatum en het BSN verwerkt omdat dit bij de communicatie met de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) vereist is; ook worden van de cursisten gegevens omtrent het verblijf in Nederland en de inburgeringsplicht verwerkt alsmede omtrent het taalniveau, het leervermogen en de educatieve en beroepsmatige historie;

• gegevens voor het doen van leveringen en bestellingen;
• gegevens voor het berekenen en vastleggen van inkomsten en uitgaven;
• gegevens voor het doen van betalingen;
• gegevens voor het innen van vorderingen;
• gegevens voor het onderhouden van contacten met de afnemers of leveranciers;

Persoonsgegevens worden verzameld bij de betrokkene zelf en bij de aan de organisatie verbonden medewerkers. Persoonsgegevens worden niet verzameld bij derden. Persoonsgegevens worden in overeenstemming met de wet en op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt. Persoonsgegevens worden slechts verwerkt voor zover zij, gelet op de in de bijlagen genoemde doeleinden, toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn.

6. Wijze en termijn van bewaren

Uw gegevens worden digitaal en veilig vastgelegd. Op papier ingevulde gegevens worden binnen een week gedigitaliseerd en aan het crm toegevoegd. Ze zijn dan niet voor derden toegankelijk, maar slechts voor management en medewerkers van DISCOVERINDUTCH.
De gegevens kunnen, geheel of gedeeltelijk, uitsluitend door derden worden ingezien:

-als u uw goedkeuring daaraan heeft gegeven en (als u dat wenst) dit eerst heeft ingezien;
-in het kader van het behalen en behouden van het kwaliteitskeurmerk.
De gegevens worden na beëindiging van het traject / het contract nog twee jaar bewaard. Belangrijkste reden daarvan is dat wij door de overheid nog circa een jaar verantwoordelijk kunnen worden gehouden voor het resultaat van het traject.

7. Toegang tot persoonsgegevens

Onverminderd eventuele wettelijke voorschriften ter zake, hebben slechts toegang tot de

persoonsgegevens de navolgende personen van DISCOVERINDUTCH:• Sieger Timmerman, heeft eigen password
• Robert Pelgrim, heeft eigen password

Personen die eventueel belast zullen zijn of worden met technische werkzaamheden, zijn gehouden tot geheimhouding van alle persoonsgegevens waarvan zij kennis zullen kunnen nemen.

8. Rechten van betrokkenen en van DISCOVERINDUTCH

In aansluiting op hetgeen in de AVG is bepaald, heeft iedere betrokkene (cursist of andere persoon van wie gegevens worden verwerkt) het recht op inzage, correctie en verwijdering van persoonsgegevens die DISCOVERINDUTCH verwerkt. Tevens heeft de betrokkene het recht om de gegeven toestemming voor een bepaalde verwerking van gegevens in te trekken. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan een dergelijk verzoek. Daarbij dient te worden aangetekend dat het noodzakelijk is dat DISCOVERINDUTCH, ter wille van correcte uitvoering van de overeengekomen dienstverlening over specifieke persoonsgegevens beschikt en deze op de in dit reglement beschreven wijze kan verwerken. Indien een betrokkene de toestemming voor het verwerken van persoonsgegevens intrekt, is DISCOVERINDUTCH niet langer in staat om de overeengekomen dienstverlening goed uit te voeren. In dat geval behoudt DISCOVERINDUTCH zich het recht voor om het contract / de overeenkomst per direct te beëindigen, zonder financiële vergoeding aan betrokkene.

9. Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit, dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

10. Inwerkingtreding

Dit reglement is in werking getreden per 1 juli 2018.